Jak pracować w XXI wieku?
Co by się stało, gdyby ktoś odłączył nas od internetu i zabrał komputery? Czy potrafilibyśmy bez tych narzędzi normalnie pracować, prowadzić firmę, zdobywać nowych klientów? Zapewne dopiero w takiej sytuacji zdalibyśmy sobie sprawę, jak bardzo jesteśmy zależni od poczty elektronicznej, zdalnego dostępu do dokumentów, szybkiego kontaktu z pracownikami. Wyobraźmy sobie teraz sytuację całkowicie odwrotną: otrzymujemy niezwykle funkcjonalne i kompleksowe narzędzie, które sprawi, że członkowie zespołu choć oddaleni od siebie o setki kilometrów, nadal mogą czuć się, jakby wszyscy siedzieli w jednym pokoju.
Poczta biznesowa
Niedawno firma Uti wprowadziła na rynek swoją nową usługę nazwaną UTI eXchange. Jest to rozbudowana poczta biznesowa, która umożliwia maksymalne usprawnienie pracy zespołowej. Oparta została na oprogramowaniu typu open source i ze względu na niską cenę zdobywa coraz większą grupę zwolenników. Sama skrzynka pocztowa, oprócz oczywistej funkcji wysyłania i odbierania maili, posiada możliwość łatwego zarządzania zadaniami, kontaktami i spotkaniami dla całego zespołu. Wszyscy pracownicy korzystają z tej samej książki adresowej, historii kontaktów z kontrahentami i współpracownikami. Gdy jedna osoba wprowadzi uaktualnienie, pozostali natychmiast będą mieli do niego dostęp. Dzięki temu unikamy nieporozumień, oszczędzamy czas, a łatwe źródło niezbędnych informacji pozwala usprawnić negocjacje z klientami i zyskać ich zaufanie.
Infostore oraz Group
UTI eXchange staje się jeszcze bardziej funkcjonalna po uruchomieniu dodatkowych opcji pracy grupowej i Infostore. Dzięki nim pracownik zawsze i wszędzie ma dostęp do potrzebnych mu dokumentów. Często mamy dość powodzi maili, które otrzymujemy lub musimy wysyłać. Zawierają one kolejne wersje tych samych plików, podobne informacje, takie same pytania od różnych osób. Unikniemy tego i zaoszczędzimy masę czasu dzięki centralnemu zarządzaniu danymi. Za pośrednictwem prostego interfejsu administrator i użytkownicy tworzą foldery, harmonogramy spotkań, wprowadzają kontakty i ustalają, kto będzie miał do nich wgląd. Chroni nas to przed niepotrzebnym dublowaniem pracy, wszyscy pracownicy mają szybki dostęp do bazy danych, każda informacja za pomocą kilku kliknięć natychmiast dociera do wybranych przez nas osób lub staje się ogólnodostępna. Wszystkie pliki, nad którymi pracuje zespół, archiwa transakcji, negocjacji, rozmów są zebrane i uporządkowane w jednym miejscu w sieci.
Mobile
Uti pomyślało też o osobach, które często podróżują i nie zawsze mogą skorzystać z komputera. W wygodny sposób uzyskują oni dostęp do usługi za pośrednictwem telefonu komórkowego, palmtopa lub smartphone’a. W każdej chwili mogą odbierać wiadomości i podglądać, czym zajmują się inni pracownicy. UTI eXchange jest oprogramowaniem typu SaaS, dzięki czemu nie wymaga instalowania żadnych dodatkowych aplikacji, a dostęp do bazy danych uzyskuje się za pośrednictwem każdej przeglądarki internetowej.
Nowy styl
Exchange wprowadza do teamu zupełnie nowy styl pracy. Obecnie wszyscy używają poczty elektronicznej, komunikatorów i innych sposobów transmisji informacji, propozycja Uti daje możliwość funkcjonalnego połączenia najważniejszych narzędzi do wymiany wiadomości i plików. Twórcy oprogramowania zapytali pracowników różnych firm, co mogłoby usprawnić i przyśpieszyć wykonywanie przez nich zadań. Na podstawie uzyskanych informacji stworzyli usługę, która w znaczący sposób ułatwia pracę w zespołach i pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć nieporozumień. Pierwszym 100 osobom, które przetestują pocztę, dostawca oprogramowania przekaże kupon o wartości 200 zł na zakupy w supermarkecie usług internetowych www.uti.pl. Otrzymany bon będzie można wykorzystać między innymi na wykup domen, hostingu, miejsca na serwerach VPS oraz oczywiście poczty UTI eXchange.
